En virtud de las disposiciones previstas en el numeral 10 del artículo 2 del decreto 1451 de 2015, el cual modificó el numeral 10 del artículo 5 del decreto 4142, Coljuegos para efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales por parte del operador, lleva a cabo visitas de auditoría en sede administrativa, los documentos que deberá tener al día son los siguientes:
- Libros oficiales (mayor y balances, diario, inventarios, registro de accionistas, actas de asamblea de accionistas y junta directiva)
- Balance de prueba con corte al mes inmediatamente anterior a la fecha de visita, físico y en medio magnético. (Excel)
- Conciliaciones bancarias del año en curso con sus respectivos soportes.
- Nóminas de salario del año en medio físico y magnético. (Excel)
- Plantillas de pago de aportes parafiscales y de seguridad social del año en curso, en medio magnético. (PDF)
- Si la nómina es tercerizada, soportes del pago de la misma.
- Certificación de número de empleados directos e indirectos debidamente suscrita por el representante legal con corte al mes inmediatamente anterior a la fecha de la visita.
- Certificación donde manifieste estar al día con los pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados (artículo 50 de la ley 789 de 2002) suscrita por el revisor fiscal o representante legal, según corresponda, con corte al mes inmediatamente anterior a la fecha de la visita.
- Reporte de pagos de premios y transacciones del año en curso.
- Declaración de renta de la vigencia fiscal inmediatamente anterior.
- Declaraciones de IVA del año en curso.
- Declaraciones de ICA del año en curso.
- Declaraciones de retención en la fuente del año en curso con sus respectivos anexos.
- Declaraciones de derechos de explotación y gastos de administración de JSA del año en curso.
- Declaraciones de impuestos sobre la equidad – CREE del año en curso.
- Soportes relacionados con la implementación del código de conducta y cartilla SIPLAFT, tales como:
- Acta de Accionista o de Junta de socios, en donde se nombra al Oficial de Cumplimiento.
- Carta de aceptación del cargo de Oficial de Cumplimiento.
- Aprobación de Coljuegos del nombramiento del Oficial de Cumplimiento.
- Contrato laboral y/o de servicios en donde se tenga vinculado al Oficial de Cumplimento.
- El código de Conducta y la Cartilla SIPLAFT aprobada por Coljuegos.
- Prueba de la socialización y capacitación de El código de Conducta y la Cartilla SIPLAF, en los trabajadores de la empresa, aquí se debe tener los canales de comunicación para reportar irregularidades.
- Los reportes o informes semestrales que debe realizar el Oficial de Cumplimiento a la Junta de Socios y/o Asamblea de Accionistas sobre la implementación del SIPLAF para que estos hagan sus observaciones.
- Cumplimiento de la matriz SIPLAFT, en cuanto a verificación de antecedentes de proveedores, socios, empleados y clientes (aquí hay que demostrar la investigación de antecedentes disciplinarios y de policía, búsqueda en base de datos como Procuraduría, Contraloría, Lista Clinton entre otros.
- Identificación de clientes en la entrega de premios (estos son los formatos que deben llenar los clientes).
- Se debe evidenciar en el lugar de la visita que estos documentos se conserven en un lugar seguro, bajo custodia y no estén al alcance de todos los empleados, pero si pueden ser exhibidos a autoridad competente.
- Reportes a la UIAF, recuerde que estos reportes van de la mano con la implementación del SIPLAFT, usted puede hacer los reportes sin novedad, cuando sus premios no superen los montos establecidos.
- Se debe demostrar que se tienen establecidas sanciones disciplinarias para los empleados que no cumplen con lo establecido, tanto en el código de Conducta como en la cartilla SIPLAFT.
En caso de no contar con la totalidad de los documentos, al momento de la visita, Coljuegos emitirá el acta respectiva, y usted tendrá 30 días para subsanar los hallazgos so pena de la iniciación de actuación administrativa.
Nota: Esta información ha sido suministrada por Coljuegos y por operadores afiliados a Fecoljuegos que han recibido visitas de la entidad. También destacamos la labor de Mundo Video, que ha publicado sobre el tema en su sitio web.
